Segregowanie i katalogowanie zdjęć i filmów

Katalogowanie zdjęć i filmów – po co to robić?

Segregowanie zdjęć i filmów wydaje się błahą czynnością, ale jest bardzo ważne dla posiadanej kolekcji multimediów.

Uporządkowane multimedia:

• łatwiej znaleźć,
• są bezpieczne,
• mają kopię zapasową
• łatwiej wywołać.

Ostatni punkt jest, wbrew pozorom, bardzo ważny. Coraz rzadziej zapisujemy swoje wspomnienia, coraz mniej informacji drukujemy. Niestety te tysiące zdjęć nie są całkiem bezpieczne na naszych dyskach i telefonach. Wygląda na to, że kilka dekad naszej historii odejdzie w zapomnienie i nie zostanie po nas prawie żaden ślad. Zjawisko to nazywane jest „cyfrowymi wiekami średnimi” (Digital Dark Age). Ostrzega przed nim między innymi „ojciec internetu” Vinton (Vint) Cerf. Dlatego właśnie zachęcam do wywoływania zdjęć.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w osobnym artykule: Po co porządkować zdjęcia?  

Od czego zacząć porządkowanie zdjęć?

Najprostsza odpowiedź na pytanie „Od czego zacząć segregowanie zdjęć?” brzmi – „Zacznij od końca”. Zadaj sobie najpierw kilka pytań. Od odpowiedzi będzie zależało, jak ma wyglądać Twój system segregowania zdjęć.

1. Jak korzystasz albo jak chcesz korzystać ze zdjęć?
2. Czy regularnie robisz kopię zapasową swoich zdjęć?
3. Dlaczego robisz zdjęcia?

Najważniejsze pytania, kiedy chcemy zacząć segregowanie zdjęć

Kiedy już znasz odpowiedzi na te ważne pytania, możemy iść dalej.

Porządkowanie zdjęć w 5 krokach

1. Opisanie celu
2. Zebranie zdjęć
3. Segregowanie zdjęć
4. Zabezpieczenie i zapisanie zdjęć
5. Korzystanie ze zdjęć

Poniżej znajdziesz krótkie wyjaśnienie każdego z tych kroków. Jeśli okaże się, że masz zbyt dużo zdjęć albo za mało czasu, by sobie z nimi poradzić samodzielnie, umów się ze mną na konsultację. Możesz to zrobić tutaj: Kontakt.

1. Określ cel

Zastanów się, dlaczego chcesz zacząć segregowanie zdjęć? Jest to ważne zwłaszcza wtedy, gdy potrzebujesz dotrzymać konkretnego terminu. Możesz na przykład zacząć segregowanie fotografii od konkretnego roku. Zrób porządek, a potem od razu przygotuj album albo fotoksiążkę. Większości osób radzę – nie zabieraj się od razu za wszystko, bo szybko polegniesz. Jeśli chcesz mieć uporządkowane fotografie, a brak Ci na to czasu, zawsze możesz skontaktować się ze mną.

2. Zbierz zdjęcia

Przyszła pora na inwentaryzację zdjęć. Najlepiej byłoby zebrać wszystkie odbitki w jedno miejsce, żeby było wiadomo, ile ich tak naprawdę jest. Warto spisać sobie prostą listę – na przykład: dwie koperty, cztery albumy i dwa pudełka. Spisz też listę miejsc, gdzie masz zdjęcia cyfrowe. I w miarę możliwości skopiuj je w jedno miejsce. Jeśli przechowujesz je „w chmurze”, pamiętaj o różnicy między synchronizacją a kopią zapasową zdjęć. Piszę o tym tutaj: 5 rzeczy, których możesz nie wiedzieć o synchronizacji zdjęć.

3. Posegreguj zdjęcia

Nie ma co ukrywać, ten krok zajmie Ci najwięcej czasu. Możesz go sobie jednak trochę ułatwić:

• Przygotuj spis osób, które są na Twoich zdjęciach i orientacyjne daty ważnych wydarzeń, które tam będą (narodziny, śluby, przeprowadzki, początek szkoły/studiów).
• Korzystaj z metody APKO:
  • A to zdjęcia do albumu: te zdjęcia trzeba jak najszybciej zeskanować (albo oznaczyć odpowiednio na dysku).
  • P to zdjęcia do pudła, czyli dodatkowe zdjęcia do zdjęć w albumie. Te zdjęcia warto zachować, choć nie uważasz ich za najważniejsze.
  • K to zdjęcia do kosza: pozwól sobie na wyrzucenie zdjęć zamazanych, duplikatów, zbyt wielu krajobrazów.
  • O to zdjęcia, które opowiadają historię: nawet jeśli nie są one najlepsze to ich wartość tkwi w historii, którą upamiętniły.

4. Zdigitalizuj i zapisz zdjęcia

W tym kroku skanujemy zdjęcia (albo oddajemy je do skanowania) i tworzymy Bank Zdjęć na komputerze. Zbieramy tam wszystkie zdjęcia zeskanowane i cyfrowe.

Dodaj odpowiednie opisowe nazwy folderom, słowa kluczowe i przygotuj kopię zapasową pamiętając o zasadzie 3-2-1. Więcej o kopii zapasowej napisałam w artykule „Po co Ci kopia zapasowa zdjęć”.

Co do słów kluczowych, polecam stworzenie sobie bazy takich słów, które możesz chcieć dodawać do zdjęć. Dzięki temu Twoja kotka Plamka zawsze będzie oznaczona jako „Plamka”, a nie raz jako „Plamka”, a innym razem „Plamiś” albo „Plamiszon”. Kiedy będziesz potem szukać tych zdjęć, na pewno uznasz, że warto było mieć standardowy „słownik” słów kluczowych. Po tym zresztą można poznać bardzo dobrego photo managera – razem z uporządkowanymi plikami przekaże Ci zastosowaną listę słów kluczowych. 

Jak najlepiej ułożyć zdjęcia w katalogach? To proste: tak, jak będzie Ci najwygodniej. Jeśli zwykle szukasz zdjęć po datach i wydarzeniach, ułóż je właśnie tak. Jeśli wolisz szukać wg osób, podziel katalog na osoby. U mnie każdy miesiąc ma swój katalog, a szczególne wydarzenia leżą osobno. Mam na przykład katalog „2020-12” i obok „2020-12 Boże Narodzenie”. Tak właśnie szukam zdjęć i korzystam z nich, więc takie ułożenie ma dla mnie największy sens.

Gdzie przechowywać wywołane zdjęcia? Odbitki zapakuj do archiwalnych pudeł (tektura musi być bezkwasowa, żeby ich nie zniszczyła), dodaj etykiety i opisz pudełka. Unikaj piwnic i poddaszy – zdjęcia powinny mieszkać tam, gdzie Ty. Nie powinny być narażone na bezpośrednie słońce, duże wahania temperatury ani wilgoć. Jeśli potrzebujesz pomocy w wyborze pudełek do przechowywania zdjęć, daj mi znać – Kontakt.

5. Dziel się zdjęciami

W tej chwili jest mnóstwo możliwości na korzystanie ze zdjęć. Możesz stworzyć fotoksiążkę, prostą stronę, slajdowisko, magnesy, poduszki, galerię ścienną, fotomemory.

Albumy fotografii też nie muszą być nudne i przewidywalne – zrób album tematyczny i zobacz, jak fajnie będzie do niego wracać. Kilka ciekawych propozycji albumów:

• 20 powodów, dla których Cię kocham
• Alfabet rodziny
• 20 ulubionych przepisów mojej babci
• Wszystkie nasze wakacje
• 10 powodów, dla których lubię swoje miasto
• 10 pierwszych rocznic

Najczęściej zadawane pytania o segregowanie zdjęć

Co zrobić z duplikatami?

W przypadku zdjęć cyfrowych – zdecydowanie usunąć. Nie ma sensu płacić za przechowywanie niepotrzebnych kopii plików. W przypadku odbitek – zapytaj najbliższych, czy nie chcą zdjęć do swoich kolekcji. A jeśli są to dość stare zdjęcia – zapytaj bliskie muzeum, czy nie chce przyjąć Twoich fotografii do swoich zbiorów. Muzea dość chętnie przyjmują archiwalne zdjęcia – przydają im się później do wystaw tematycznych.

Najpierw odbitki czy zdjęcia cyfrowe?

Choć wydaje się to mało intuicyjne, najpierw uporządkuj zdjęcia cyfrowe, a dopiero potem odbitki. Zdjęcia cyfrowe są dużo wrażliwsze na awarie komputerów i sprzętu. Odbitki i mają szansę jeszcze dobrze przetrwać jakiś czas dłużej – upewnij się tylko, że nie są na strychu, w piwnicy, ani że nie są narażone na działanie słońca.

Katalogowanie chronologiczne czy według osób?

To zależy. Moim zdaniem najrozsądniejsze jest układanie zdjęć w katalogach chronologicznych. Osoby, miejsca czy wydarzenia mają swoje miejsce w słowach kluczowych. Jednak, jeśli tylko taki sposób pasuje do tego, jak korzystasz ze zdjęć – zastanówmy się razem, jak to zrobić najlepiej.

W jakich programach porządkować zdjęcia?

Dodatkowe programy nie są niezbędne do organizowania zdjęć. Jeśli jednak lubisz z nich korzystać i chcesz sobie ułatwić zadanie, polecam Adobe Lightroom.

Czy możesz wykonać katalogowanie zdjęć za mnie?

Pewnie! Z wielką przyjemnością. Napisz do mnie i ustalimy plan działania.

Gdzie wyrzucić niepotrzebne odbitki?

Najpierw upewnij się, że nikt nie chce Twoich zdjęć – może komuś bliskiemu brakuje tej odbitki. A może jedno z Twoich starych zdjęć może mieć wartość dla muzeum? Jeśli nie, zdjęcia i albumy wyrzuca się do kosza na odpady zmieszane.

Jak przechowywać odbitki?

Przede wszystkim odbitki muszą mieszkać tam, gdzie my. Nie na strychu, w garażu czy piwnicy. W tych miejscach będzie im za ciepło/za wilgotno. Po drugie, zapakujmy zdjęcia do bezpiecznych pudeł i odpowiednich segregatorów. Najlepiej, by były one wykonane z grubej tektury, która ma odpowiednie pH, nie zawiera klejów itp. Osoby pracujące w muzeach muszą dokładnie znać parametry, którymi charakteryzuje się taka tektura. Zwykłym ludziom, takim jak my, najłatwiej jest się kierować testem PAT.

Stwórz swój bank wspomnień zamiast chaotycznego zbioru zdjęć

Wiele prywatnych katalogów zdjęć na telefonach i komputerach wygląda jak jeden wielki worek z wymieszanymi elementami. Są tam zdjęcia z wakacji obok screenów z Instagrama poprzetykane zdjęciami karteczek z listami zadań. Mój sposób na ten bałagan to Bank Wspomnień.

Mój Bank Wspomnień jest nie tylko uporządkowany, ale również nierozerwalnie związany z tym, jak buduję moje wspomnienia. Zdjęcia są dla mnie bardzo ważne, ale nie zawsze są najlepszym sposobem na utrwalenie jakiegoś wspomnienia. Czasami na szybko zapisany gdzieś opis dnia i emocji z nim związanych albo jakaś naszkicowana scena będą lepszym rozwiązaniem. Są też takie rzeczy, które z kolei lepiej ponownie usłyszeć – plusk wioseł na rzece, dźwięk fałów uderzających w marinie o maszt czy klangor żurawi.

Dlatego dość często uruchamiam dyktafon na telefonie i zapisuję kolejne ścieżki. Słuchanie ich ścieżek od razu przenosi mnie w daną chwilę, na przykład w sam środek imprezy szantowej sprzed lat.

Uporządkowane zdjęcia, zapiski, dźwięki i różne pamiątki tworzą mój Bank Wspomnień składający się z Banku Dźwięków, Banku Zdjęć i Banku Opowieści. Do tego pudełko z pamiątkami i mam wszystko, co przywołuje moje wspomnienia.

Bank Wspomnień = Bank Dźwięków + Bank Zdjęć + Bank Opowieści

Bank Dźwięków

W Banku Dźwięków zapisuję dźwięki, które chcę zapamiętać. Może to być śpiew ptaków w lesie albo głos mojej córki opowiadającej jakąś historię. Czasami jest to śpiew mojej córki i męża. A czasami do Banku Dźwięków trafiają zupełnie odległe wspomnienia. Ostatnio na przykład, szczęśliwie udało mi się odnaleźć nagranie z imprezy szantowej. Po włączeniu go wskakuję do Wehikułu Czasu, który przenosi mnie do 2015 roku i pozwala podsłuchać, jak moi przyjaciele grają na gitarach i z całych sił w gardłach śpiewamy „Jasnowłosą”.

Do Banku Dźwięków należą też moje playlisty, które tworzę zainspirowana playlistami Edyty Zając. Na Spotify mam swoją Życiową playlistę, na której obok Kelly Family i szant jest Grzegorz Turnau i Nightwish. Mam też playlistę utworów, których słuchałam w 2020 albo 2021 roku. Niektórych z moich dźwięków możesz posłuchać tutaj na Spotify.

Bank zdjęć

Bank Zdjęć to główne miejsce, w którym przechowuję wszystkie zdjęcia. Są tam zdjęcia rodzinne, są zdjęcia moje i męża sprzed czasów, kiedy byliśmy parą. Jest tam trochę zdjęć wykonanych przez moich rodziców. Tam właśnie ostatecznie trafiają wszystkie zdjęcia, które na co dzień wykonuje moja rodzina.

Nie jest jednak tak, że prosto z komórki albo z aparatu zapisuję zdjęcia w Banku Zdjęć. To jest ich miejsce zamieszkania, ale po drodze muszą zaliczyć kilka przystanków. Najpierw zgrywam zdjęcia z aparatu albo komórki do folderu z nazwą typu „2021-06 zrzut” (zdjęcia z telefonu mogą być zapisywane online automatycznie). Później importuję taki folder do Adobe Lightroom CC, usuwam duplikaty, edytuję zdjęcia i eksportuję już gotowe do katalogu z nazwą „2021-06” w Banku Zdjęć. Jeśli w danym miesiącu wydarzyło się coś większego – na przykład jakaś dalsza wycieczka, uroczystość – to tworzę kolejny folder specjalnie na te zdjęcia. Gdy później chcę stworzyć jakiś album, wywołać zdjęcia albo coś komuś wysłać, wchodzę tylko do mojego Banku Zdjęć i znajduję odpowiedni folder i fotkę.

Bank Opowieści

Bank Opowieści to moje najmłodsze dziecko. Stworzyłam go, kiedy zdałam sobie sprawę, jak ważne jest opowiadanie swoich historii. Jest on zbiorem przeróżnych opowieści związanych ze mną, z moją rodziną, z tym, co nas otacza. Do Banku Opowieści już wkrótce zaczną trafiać opisy historii z przeszłości. Przede mną duży projekt digitalizacji zdjęć rodzinnych i kiedy uda mi się wszystkie rodzinne odbitki przenieść do formy cyfrowej, mam w planach usiąść z moimi najbliższymi i posłuchać ich opowieści. Chcę dowiedzieć się i opisać, kto na tych zdjęciach jest, czego one dotyczą i co moi najbliżsi pamiętają z tamtych czasów. Wszystkie takie historie będą trafiać właśnie do Banku Opowieści.

A jak zapisuję na co dzień moje opowieści? Mam na to kilka różnych sposobów. Zwykle zapisuję je na bieżąco w aplikacji Day One (link do Google Play). Kiedy nie mam za bardzo jak pisać, nagrywam z nich notatkę głosową za pomocą Google Keep. Dzięki temu od razu mam pod ręką notatkę głosową i transkrypcję tego, co mówiłam. Kiedy tworzę albumy, często zapisuję różne historie odręcznie na kartach, które wkładam do albumu. Czasami, kiedy zależy mi na specyficznej formie albo foncie, niektóre z nich zapisuję na komputerze a później drukuję i wkładam do albumu.

Jeśli przekonuje Cię moje podejście do zdjęć i ich porządkowania, zostań ze mną na dłużej:

– Na moim Instagramie publikuję regularnie krótkie porady związane z porządkowaniem zdjęć, tworzeniem albumów, kopiami zapasowymi zdjęć. Spotkasz tam sporo osób, które dbają o zdjęcia i z którymi można o tym porozmawiać.

– Jeśli zapiszesz się do newslettera, nie przegapisz nowych wpisów, wskazówek i informacji o nowych rozwiązaniach na porządkowanie zdjęć, które testuję.